そろそろ新入社員が入ってくる。もしくはついこの間入って来た。そんな時期ではないでしょうか。
最近の新人は報連相があまり無い傾向にあると言われます。
ですが、報連相がないと仕事の進捗がわかりませんし、どういったことで悩んでいるのかもわかりません。そういったことから報連相は必須ですが、ただ闇雲に「報連相しっかりね」と言った所で出来るものでもありません。
そこで今回は新入社員に報連相の重要性を伝えるためのビジネスマナーをまとめましたので、ご紹介していきます。
報告をする時のマナー
報告のタイミング
(1)結果・終了の報告：仕事が完了した時、速やかに行います
① 仕事が一段落したら、結果を上司に報告します。報告していない仕事は。まだ続いている仕事です。指示された仕事は報告によって完了します。
② その日の仕事は、その日に報告します。
(2)中間報告：仕事の区切りごと、節目ごとに、随時行います
＜中間報告が必要な時＞
① 仕事が長期間にわたる時
② 仕事が一区切りしたり、結果について見通しが付いた時
③ 予定より長引くと分かった時
④ 状況の変化から仕事のやり方を変更する時
(3)ミス・トラブルの報告：気付いた時点で、一刻も早く行います
ミスやトラブルが起きたり、問題点が分かった時は、直ちに上司に報告します。報告が早ければ対処法も早く立てられます。言い辛い事でも隠さず速やかに報告する事は、周囲の信頼を得る事に繋がります。
報告の仕方
(1)報告は、指示を出した人に
上司は、指示を出した仕事が確実に実行されたかどうか、報告を待っています。報告は指示を出した人にするのが原則です。
(2)上司が忙しそうな時
「報告は迅速に」と言っても、上司が忙しそうで報告できない場合もあります。事前に、上司に報告の時間を取ってもらえるか、一言確認しておいて、タイミングよく報告します。
(3)報告は「結論」から先に
① 報告内容は、正確に簡潔に報告出来るようにメモにまとめておきます。
② 報告は、まず「結論」から述べます。「理由」「経過」は結論の後に伝えます。「経過」は省略される事もあります。
(4)事実だけを報告します
事実を客観的にありのまま報告するようにしましょう。どんな言い辛い事実でも、感情や希望的観測を混ぜて報告する事は避けます。
(5)個人の意見は、報告の最後に断わってから述べます
個人的な意見や推測は、上司から求められた時に「私の意見ですが・・・」と断ってから述べます。
(6)資料を使って説明する時
書類を説明する時は掌を上に向け、指を揃えて示します。相手が自分の右側にいる時は左手、左側の時は右手を使って指します。ボールペンなどで資料を指すのは失礼なので避けます。
仕事の「報告」はいつも上司から催促されるようではなかなか信頼を得られません。仕事を任されるという事は、「報告」の義務を負う事だと理解しましょう。
報告の仕方＜ＮＧ集＞
(1)上司が待っているのに報告しない
① 報告のない仕事は、上司はまだ続行中と認識します。報告がないと、仕事の進捗が分かりません。
② 上司に催促される前に自分から積極的に報告しましょう。
(2)仕事が終わっても報告しない
自分の都合の良い言い訳や勝手な判断で、報告を省略する事は厳禁です。
(3)ダラダラ報告
報告は”簡潔”にまとめ、”明瞭”に述べましょう。「結論」から述べるのは、対処にスピードが要求されるビジネス上の鉄則です。
(4)根拠のない、楽観的な報告
上司が知りたい報告は、正確な客観的な事実です。自分の感情や希望的観測を混ぜて報告するのは禁物です。
(5)問題点を報告しない
苦情や悪い情報は、どんな小さな事でも報告する事が大切です。担当者は気付かない場合でも、小さな問題の芽が会社全体の損失に繋がる事があります。
(6)失敗の言い訳ばかり
失敗した時は素直に謝ります。くどくど弁解ばかりしていたら、周囲の協力が得られなくなる事もあります。失敗した時は失敗した後の態度が大切です。
(7)お詫びの言葉に「すみません」
お詫びをする時は「すみません」ではなく「申し訳ございません」と言います。
(8)届け出るべき「私ごと」を報告しない
結婚、出産、転居など、手当や社会保険が関わる変更は、変更があった時点で報告します。
連絡をする時のマナー
(1)連絡する事項は、漏れなく正確に連絡します
① 上司が外出から戻ったら、電話や伝言、来訪者の有無など、簡潔に連絡します。
② 離席中の人への連絡事項も確実に連絡します。
③ 離席する時は、自分の所在を常に明確にしておき、何か起きたら、すぐ連絡が取れるようにしておきます。
(2)会議中や接客中の上司に“緊急”に連絡する時(メモ書き)
用件が一目で分かるようにメモにして、お客様に見えないようにして渡します。
相談をする時のマナー
(1)何を相談したいのか、問題点を明確にします
① 仕事で困った時、自己判断で処理をすると組織に迷惑を掛ける事があります。どうしたらいいか困った時は、遠慮なく早めに相談しましょう。
② 問題点を整理して、相談したい事をはっきりさせます。
(2)相手の都合を考えて、タイミングよく相談します
① 上司や先輩などの、貴重な時間を割いてもらうので、相手の都合を見計らいながら話を切り出します。
② 相手が忙しそうな時は、緊急の用件以外は控えます。
(3)自分の一存で判断できない事は上司に相談します
① 外部に対して即答できない事は、保留にして、上司に相談してから回答します。自分の裁量を超える場合は、迂闊に個人的な見解を述べないようにしましょう。
② 上司には、事実と個人的な意見をきちんと分けて、指示を仰ぎます。
