そろそろ新入社員が入ってくる。もしくはついこの間入って来た。そんな時期ではないでしょうか。
うちの会社は全ての採用試験が終わった1月に内定式を行うのですが、そこで良く内定者から仕事をする上での最低限のマナーが知りたい。学校でも教えられるけど、本当に大切にしなければならないマナーを教えて欲しいと言った声を良く耳にします。
そこで今回は新入社員に最低限覚えておいてもらいたい、社会人としての基本である職場生活のビジネスマナーを紹介していきます。
出社する時のマナー
(1)余裕を持って出社
始業時間ギリギリ間に合っても、すぐに気持ちを切り替えて仕事に取り組む事は出来ません。始業時間は仕事をスタートさせる時間です。余裕を持って出社するようにしましょう。
(2)朝の挨拶は元気よく
朝、出社したら「おはようございます」と元気良く挨拶をしましょう。笑顔で交わす挨拶はお互いに気持ちが良く、爽やかな気持ちで１日の仕事を始める事が出来ます。
(3)朝一番ですべき事
① 今日１日のスケジュールをチェックします。仕事の目標を確認し、今日しなければならない用件を整理します。
② 仕事の段取りは、朝一番に済ませる事が予定通り仕事を進めるコツです。上司に、報告・連絡・相談したい時は、上司が動き始める前に申し出ておきます。
③ 社内や社外から、新しい連絡や情報が入っていないか、FAXや着信、メール、通達などをチェックしましょう。
退社する時のマナー
(1)退社する時
① 帰り支度は、まだ仕事をしている人の事を考えてスマートにします。帰る準備でバタバタするのは周囲に迷惑です。
② その日の仕事はその日に終わらせるのが原則です。頼まれた仕事がどうしても終わらない時は、頼んだ人に報告をします。
③ 今日の仕事の締めくくりをし、明日の予定をチェックして必要なものを準備しておきましょう。
(2)スイッチ類はOFFにして退社
仕事を終えたら、机の上や周辺の整理整頓をします。OA機器の電源をOFFにし、使った物を元の位置に戻します。
(3)挨拶をして退社
周囲の人に挨拶をして退社します。挨拶は残って仕事をしている人への帰宅報告の意味もあります。同じ職場の人がまだ仕事をしていたら、一言声を掛ける配慮をします。
離席・外出する時のマナー
(1)席を離れる時は、机の上を整理してから
① 机の上の書類や資料などを片付けてから席を離れます。すぐ戻って仕事を続ける場合でも、整理を忘れずにしましょう。
② 特に重要書類の扱いには注意します。放置しておくと紛失したり、外部の人に見られ、情報漏洩の危険性もあります。
(2)外出する時は、行き先・帰社予定時刻を明確に
① 外出する時は、行き先・帰社予定時刻を外出予定表に記入します。
② 隣席の人にも、行き先・帰社予定時刻を伝えておきましょう。
(3)外出中に予定変更があった場合は、必ず連絡を入れる
① 予定時刻より帰社が遅れる場合、行き先・用件などが突然変更になる場合は、分かった時点で必ず連絡を入れます。
② 突然の直行・直帰は原則として認められません。直行・直帰は、事前に了解を得るものです。
離席・外出する時のマナー＜NG集＞
(1)帰社時刻をオーバー、連絡なし
あなた宛ての急用の電話が掛かってきたり、緊急の用事が発生したりした時に、もしも所在不明であったら職場では対処に困ります。周囲の人に迷惑を掛け、会社の信用を落とす事にもなります。自分の所在を常に明らかにしておく事は大切な心得です。
(2)何も告げないで離席
他の部署に行くなど、少しの間でも席を外す時は、周囲に断わっておきましょう。
(3)勤務中、私用の無断外出
勤務中、私用の無断外出はルール違反です。私用外出はなるべく昼休みに済ませるようにしましょう。やむを得ない時は必ず上司の許可を得る事が必要です。
遅刻する・早退する時のマナー
(1)遅刻・早退が事前に分かっている時は、前日までに
遅刻や早退をする事が事前に分かっている時は、早めに上司に申し出ます。
(2)突然の遅刻は、出来るだけ早く電話連絡
① 突然の遅刻は、始業時間前までに必ず会社に連絡をします。
② 遅れる理由とどれくらい遅れるのか時間を告げます。
③ 急ぎの用件は対応策を伝え、仕事に支障をきたさないようにします。
④ 出社したら、着席前に上司や同僚にお詫びの一言を伝えます。
(3)急に早退する時は、すぐに上司に相談
① 早退すると分かった時点で上司に理由を報告して、許可を得ます。
② 早退の時間までに仕事の段取りをつけ、必要があれば同僚に引き継ぎをお願いします。
③ 周りの人に挨拶をして早退します。
欠勤する・休暇を取る時のマナー
(1)突然の欠勤は、出来るだけ早く電話連絡
① 欠勤の連絡は始業時間前に、定刻前に出来なかった時は、分かった時点で直接上司にします。
② 欠勤の理由、出社できる見通しや仕事の予定を伝え、仕事に支障をきたさないようにします。
(2)休暇は、なるべく早めに上司に相談
① 有給休暇を取る時は前もって上司に了解を得ます。
② 自分の仕事、頼まれた仕事に区切りをつけ、留守中の仕事の引き継ぎをきちんとします。
③ 事前に予定が分かっているのに、突然届け出る事は慎みましょう。
(3)出社したら、上司や周りの人に挨拶
① 欠勤後や休暇が明けて出社したら、上司や周りの人に一言挨拶をします。
② 休暇を楽しんだ後、休暇の疲れを会社に持ち込まないようにします。新たな気分で仕事に取り組みましょう。
